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お客様へのメールをAIに手伝ってもらう【実務編】

予約確認・前日連絡・キャンセル対応・お礼。接客メールの「型」をAIと作り、状況別に使い回せる文面ストックを増やします。

📸 今日の写真を送ってみよう！

基本の考え方

接客メールは「通常のお知らせ系」と「配慮が必要な系」に分けられます。AIは両方作れますが、配慮系（キャンセル・クレームの一次返信など）は、人の言葉の上書き量を多めに想定してください。

型作りのコツは「変わらない部分」と「変わる部分」の分離です。冒頭の結びと末尾は固定、真ん中の「目的・条件」の段落だけ入れ替える設計にすると、全員が同じ品質で出せます。

LEVEL 01で作った「お礼メール」の型があれば、それを土台にバリエーションを増やしていきましょう。

やってみよう（手順）

1頻度の高いメール2種類を選ぶ

例：予約確認メール／前日のご連絡メール。

2下の依頼文で2種類の下書きを作る

「所感の行」の扱いに注目。そこが人の手で書き換える場所です。

3デリケート系1種類も別途作る

キャンセル発生時のメールなど。「配慮の言葉」を条件に含めます。

4文面ストックを共有フォルダにまとめる

「件名＋文面＋使うタイミング」の3点セットで。“誰が送っても宿の文”になります。

AIに送る質問文

状況別メールの型を作ってもらう（そのままコピーOK）

私は温泉旅館のフロント担当です。
お客様に送る定型メールの「型」を2種類作ってください。

【1】予約確認メール（予約完了をお知らせする）
【2】前日のご連絡メール（到着予定時刻と夕食時間の確認）

共通の条件：
・長さ：250字前後
・口調：丁寧・あたたか・簡潔
・構成：挨拶→用件→確認してほしいこと→締め
・途中に「【宿の所感：ここに宿の言葉を入れる】」という
  差し込み場所を1行入れる
・お客様の名前は「A様」で

今日のゴール確認

型が3本あれば、毎日のメール時間はかなり減るはずです。
デリケート系の最終文は、必ず責任者の目を通す運用が安心です。