仕事を楽にする約8分で読める

マニュアルをAIと作る。「口伝」を「形に」するための手順

頭の中にしかない業務手順を、AIと一緒に形にする。属人化を防ぎ、誰でもできる仕組みを作るための第一歩です。

📸 今日の写真を送ってみよう！

基本の考え方

頭の中の手順を、そのまま話すだけでAIが文章化してくれます。マイク入力（スマホアプリやPCの音声認識）でひたすら話し、AIに「これを手順書にしてください」と頼むだけです。

完璧なマニュアルは不要です。まず「その場しのぎの暗黙知を書き出す」のが目的。綺麗な形は、運用しながら整えていきます。

優先順位は「問い合わせが多い手順」「属人化している手順」「ミスが起きるとヤバい手順」の順。この3つのうちいずれかに当てはまるものから1つずつ書きましょう。

やってみよう（手順）

11つの手順だけ選ぶ

例：大浴場の清掃手順、電話の受け答え、予約システムの入力。

2スマホやPCに向かって、手順をひたすら話す（5分程度）

頭の中の手順を、だらだらでいいので全部話す。

3話した内容をAIに渡して「手順書に」

下の文を使います。

4「できるか」を誰かに検証してもらう

実際にその手順書だけで操作できるか、未経験者に試してもらう。

AIに送る質問文

話した内容から手順書を作ってもらう（そのままコピーOK）

私は宿の業務標準化の担当です。
以下は、業務手順について話した内容です（乱文そのまま）。
これを「手順書」に整えてください。

【話した内容】
（ここに音声入力やメモで「話したこと」を貼る）

整えるときの条件：
・目的（この手順は何のためにあるか）を冒頭に
・手順は「誰が見てもできる」レベルまで分解
・分岐（もし◯◯なら◯◯）は箇条書きで分ける
・「確認すべきポイント」に★印
・「よくあるミス・注意点」を末尾に

※あいまいな部分は「【要確認】」として残してください

今日のゴール確認

「まず話す」→「AIにまとめさせる」の流れができればOKです。
マニュアルは完成形でなくていい。「今日の手順を1つ書き留める」から始めてください。