人を増やす前に・仕事を減らせないか
人が足りないとき、最初の手は採用に見えます。ただ、採用には時間とお金がかかります。かかる前に、いまある仕事を減らせるかを1度見ると、採る人数が変わることがあります。
先に減らすほうを見る理由
理由は3つです。
1. 採用は遅い
求人を出して、応募が来て、面接して、入るまで。早くても1ヶ月、普通は2、3ヶ月かかります。そのあいだの不足は、減らすしか埋められません。
2. 減らした仕事は、戻ってこない
採用した人は、また辞めるかもしれません。ただ、やめた仕事は、やめたままです。1度減ると、人の入れ替わりに影響されません。
3. 仕事が多いまま人を増やすと、増やした人が同じ目に遭う
仕事の量が同じで人だけ増えると、1人ぶんが薄まります。薄まると、「採ったのに楽にならない」となります。なった現場は、次の採用に協力しにくくなります。
あなたの宿では、直近の採用のあと、現場は楽になりましたか。ならなかったなら、量が同じだったということです。
仕事を4つに分ける
減らす前に、いまある仕事を4つに分けます。
| 分け方 | 例 | 扱い |
|---|---|---|
| やめられる | 誰も開かない日報、2度入力している情報 | やめる |
| 減らせる | 毎日やっていた点検を週3回に | 頻度を落とす |
| 移せる | 支配人がやっていたシフト作成を、主任に | 人を替える |
| 残す | 接客、清掃、調理、安全確認 | 守る |
4つのうち、「やめられる」から順に手をつけます。やめるのが1番軽く、効果もすぐ出ます。
分けるときに、1人で分けなくてよいです。現場の人に「この中で、やめても困らないものはどれですか」と聞くと、答えが出てきます。現場は、いらない仕事を1番よく知っています。
やめられる仕事の見つけ方
見つける問いは、3つです。
問い1：「これをやめて、誰が困りますか」
名前が出なければ、やめても困る人がいません。困る人が出たら、その人に見せて判断をもらいます。
問い2：「この情報を、誰が読んでいますか」
書いて、読まれていない書類は、宿の中にあります。申し送り、点検表、日報。読む人がいない記録は、書く時間を返せます。
問い3：「この作業は、何のためにやっていますか」
答えが「昔から」なら、目的が消えている可能性があります。目的が消えた作業は、やめる候補です。
3つの問いを、1週間で5つの作業に当ててください。5つのうち1つでもやめられたら、その分の時間が毎週戻ります。
旅館で実際によくなる例
形が見えるように、4つの例を挙げます。あなたの宿に似たものがないか、見ながら読んでください。
例1：客室の毎日点検を、空室の日にまとめた
毎朝やっていた全客室の点検を、稼働の低い曜日に集約。朝の3十分が返って、朝食の人手に回せました。
例2：紙の申し送りを、板書の3点に減らした
長い申し送り文をやめて、「今日のお客様の注意・設備の不具合・明日の予約状況」の3点だけ。書く時間が減り、読む時間も減りました。
例3：料理の1品を、仕込み前日に移した
朝にやっていた1品を前日の仕込み時間に移動。朝の厨房が1人ぶん軽くなりました。
例4：予約サイトの在庫更新を、1日2回に決めた
随時更新をやめて、朝と夕方の2回に固定。担当の「気にしている時間」が減りました。
4つとも、人を増やしていません。時間と注意を、別の場所に動かしただけです。
減らしたあとは、時間をどこに回すか
減らすと、時間が空きます。空いた時間の使い道を、先に決めておくことが大事です。
決めていないと、空いた時間は新しい雑務で埋まります。埋まると、「減らしたのに楽にならない」になります。
使い道の候補は3つです。
- 休みに変える：空いた時間で、早く帰れる日を作る
- 教育に回す：新人に教える時間を、シフトに入れる
- 接客に戻す：お客様と話す時間を増やす
3つのうち、あなたの宿がいま1番足りないのはどれでしょうか。足りない場所に回すと、減らした効果が見えます。
減らせないなら、そのとき採用
4つに分けても「残す」ばかりで、減らせるものが出てこない宿もあります。その場合は、本当に人が足りないということです。
この確認をせずに採用すると、仕事の量が変わらないまま人が増えます。増えた人が辞めると、また足りなくなります。
減らすほうを見てから採用すると、求人票の条件も変わります。「この仕事はもうありません」が書けるので、入る人が想像しやすい求人になります。
明日からの実践につなげるワンアクション
現場の人1人に、「この中で、やめても誰も困らない作業はどれですか」と聞いてみてください。
答えが出たら、その作業を来週からやめてみます。やめて1週間、困ったことが起きなければ、正式にやめます。
答えが出なかったら、上の3つの問いを自分の作業に当ててください。経営者や支配人の作業の中にも、やめられるものはあります。上の人が1つやめると、現場はやめやすくなります。