退職者の引き継ぎはどう進めるか
退職の申出——その日から、引き継ぎの時計が動き始めます。引き継ぎが上手い宿は、仕事が壊れません。下手な宿は、仕事ごと人が消えます。この記事は、進め方を置きます。
引き継ぎは「最後の1週間」でありません
- 申出の日が、引き継ぎの1日目です。最終週の前の日に始める形は、質問のできない伝言ゲームになります
- 期間の取り方——最終日までの1ヶ月があるなら、週で割ります。1週目：全部出す。2・3週目：渡す。4週目：確認と穴埋め
- 人が去ったあとも仕事は残ります。引き継ぎは、去る人のためでなく、残る人と仕事のための行です
あなたの会社では、申出から何日で引き継ぎが始まりますか。
段の1——全部出す（3枚のリスト）
• 仕事のリスト——日次・週次・月次・年次の行。年次の行が危ない形です——「年末の仕入れの注文」のような年に1度の行は、聞かないと出ません
• 関係のリスト——常連のお客様、業者、付き合いのある人。名前と、好みと、歴史の行です
• 知識のリスト——「この人しか知らない」行。機械の癖、トラブルの対処、パスワードの場所
3枚は、去る人と1緒に書きます。1人で書かせると、本人も気づいていない行が出ません（「当たり前」の行ほど、紙に載りにくい形です）。あなたの会社では、3枚を誰が書きますか。
段の2——分ける
- 誰が持つかを名前で決めます——「皆で分担」は「誰も持たない」と同じ形です
- 書くものと、隣で渡すものを分けます——手順の行は紙に、判断の行は人に隣で渡します
- 引き継がないものも決めます——この機会にやめられる行は、やめます。全部を渡すと、受け手の荷が増えるだけです。あなたの会社では、受け手は名前で決まっていますか
段の3——渡す
• 隣で教える——半日の隣の実地は、3日の紙より重い形です
• 受け手に1度やらせる——去る人が隣で見る形で。「やって見せる」までが引き継ぎで、「やってもらう」が確認です
• 「困った時の行」を書く——平時の手順は紙で足ります。渡りにくいのは異常の時の行です——「この機械が止まったら、まずここを見る」
あなたのチームの引き継ぎには、隣の実地がありますか。
段の4——最終週と「あと」
- 最終週は、新しいことを足しません——確認と穴埋めだけの週にします
- 去ったあとに聞ける1行を置きます——「最初の1月は、電話で聞いてよいです」。去った人へのお願いでなく、残った仕事への保険です（退職後の関係は、去り方で決まります——良い去り方が、仕事を守ることもあります）
- 最終日に感謝を置きます——3枚のリストは、その人と1緒に作った仕事の地図です
罠：3つ
• 恨みの引き継ぎ——「辞めるなら勝手に」の空気は、引き継ぎを殺します。詳しいリストは、良い空気の中でしか出ません
• 口だけの引き継ぎ——伝え聞いた行は、3日で消えます。紙と実地の両方が要ります
• 1人への丸投げ——受け手1人に全部を載せると、次の疲れる人が生まれます。リストを割って、2人3人に分けます。あなたの会社の引き継ぎは、どの罠に近いですか
現場の負担を減らす最初の1手
申出を受けたら、3日以内に最初の1枚を始めてください——「○○さんが持っている仕事のリスト」。
- 1緒に書きます——「日頃、どんな行をしていますか」から始めます
- 書いた行に、受け手の名前を付けていきます
- 年次の行を、特に聞いて出します
引き継ぎは、去る人の最後の仕事でなく、残る職場の最初の仕事です。3枚のリストがある宿では、人が去っても仕事は消えません。あなたの会社のリストは、次の申出の日から始まります。