会議の時間をどう減らすか
会議は、現場から時間を引きます。ただし、決定のある会議は減らせません。この記事は、「会議を切る」でなく「会議を減らす」のやり方です。
まず分解する——会議の時間の3つの物
• 読み上げ——読める報告を、声で読む時間です。ここがもっとも大きな無駄のことがあります
• 議論——意見を交わし、決める時間です。ここは守るべき本体です
• 待ち——欠席者を待つ、資料を待つ、上の決定を待つ時間です。ここは構造の穴です
3つの物のうち、減らせるのは読み上げと待ちです。議論を減らすと、会議の外の決定が増えます。あなたの宿の定例は、3つの物がどの割合ですか。
減らし方の5つ
• 前読み——報告は会議の前に読みます。会議の時間は質問だけに使います
• 決まった長さ——3十分なら3十分で閉じます。終わりの時刻のない会議は、伸びます
• 人数の絞り——決定に関わる人だけが出ます。聞くだけの人は、議事の1枚を受け取ります
• 司会の役——司会は時間を守ります：横道の話は止め、決まらない話は次の回に送ります
• 会議にしない——カードと立ち話の5分で決まることを、カレンダーに載せません
5つは、どれも道具の買い物が要りません。規則の変更だけで始まります。
減らさない会議——2つ
- 振り返りと人の相談——聞く時間は減らせません。ここを切ると、得るのは分で、失うのは声です
- 最初の大きな決定——新しい方針には「皆の聞く」の時間が要ります。ここを切ると、実行が薄くなります
減らす会議と減らさない会議の分けが、「会議嫌い」の職場と「会議が軽い」職場を分けることがあります。
現場の変化に見る2つのケース
典型的な2つを並べます（※宿泊現場の実情を踏まえたケーススタディです）。
- 1の宿（ホテル）——週の定例は2時間、十2人が出て、半分は聞くだけでした。総支配人は3つを変えました——資料は前の日に読む（前読み）、出席は決定に関わる5人に絞る、残りの7人には議事の1枚を届ける形です。2時間は4十5分になりました。浮いた1時間十5分は現場に戻り、客の応答が速くなりました。減ったのは「議論」でなく「傍聴」でした
- 別の宿（旅館）——社長の会議は長い形でした——自分の考えを1時間、毎回。スタッフは「聞かない出席」を覚えていました。新しい社長は逆にしました——会議は2十分、自分が話すのは5分、残りは現場の質問です。最初の月は沈黙でした——質問の仕方が忘れられていたからです。彼は紙の質問（カード）から始めました。3ヶ月のあと、カードは減り、手が上がるようになりました。会議の長さは同じ2十分——中身が講演から対話に変わりました
差は、時間を減らしたか、中身を変えたかです。あなたの宿の会議は、どちらから手をつけますか。
リーダーが自問したい4つのポイント
- 自分の宿の定例は、何分が読み上げですか
- 出席者の何人が「傍聴」ですか
- 終わりの時刻は、決まっていますか
- 最後の「会議の代わりのカード」は、いつ使いましたか
今日から見直せる業務のポイント
次の定例で、前読みを試してください。
- 資料を前の日に送り、当日は「質問から」始めます。読み上げの3十分が、これだけで減ることがあります
- 減った分は、議論と振り返りに返します。会議を軽くすることは、現場を重くすることです
あなたの宿の次の定例は、いつですか。