退職面談の記録をどう残すか
退職面談の記録は、残し方で生き方が決まります——読まれないメモは、紙のままです。この記事は、記録の形を置きます。
なぜ記録を残すのか
- 1つの面談は点です。記録が並ぶと、線になります——線の読みに、直しの場所が出ます
- 施策には素材が要ります——去りの理由は、定着施策の原料です
- 記憶は組織に残りません——人事の人が変わっても、記録は残ります
- 公平の行です——記録があると、大きな声の去りも、静かな去りも、同じ形で扱われます
あなたの会社では、直近の面談の記録は、どこにありますか。
記録の形——1枚に6つ
面談の1回に、1枚。6つの枠を置きます。
• 日と時間——基本の行です
• 役と勤続とチーム——名前は、内の版だけに置きます（下の2つの版へ）
• 箱の分類——働き方・関係・先・外の4つ
• 1行の原文——本人の言葉を、そのまま1つ。翻訳しない行です
• 時間軸の1行——「いつ頃から考えていたか」
• できたかもしれない行——聞き手の目で1つ。「あの時、これが置けたかも」の行です
6つで足ります。多い枠は、書かれなくなり、読まれなくなります。あなたの会社では、どの枠が欠けていますか。
2つの版——内と共有
- 内の版——名前と細部。人事の中だけに置きます。使い方: 個人のあとフォロー、引き継ぎの確認
- 共有の版——名前を外し、箱と原文だけ。使い方: 経営会議、チームリーダーの机、施策の素材
2つを分けずに置くと、名前が漏れるか、素材が机に載らないか——どちらかが起きることもあります。あなたの会社では、2つの版が分かれていますか。
扱いの規則——4つ
• 匿名の約束——面談の1言目に置きます。「記録は名前を外して、職場の直しに使います」。約束が破られると、次の面談が死にます
• アクセスの線——内の版を誰が見られるか、書く前に決めます。見られる人が決まっていない記録は、書かれません
• 評価の言葉を書きません——「根性が足りない」「自分勝手」の行は、記録でなく人物の審判です。記録には事実と原文だけを置きます（公平の行）
• 言われなかったことを、推測で埋めません——記録は、聞けた行のものです。想像の行が入ると、記録は小説になります。あなたの会社では、どの規則が決まっていませんか
読み返すリズム
- 月に1度——新しい記録を並べ、箱の偏りを見ます
- 4半期に1度——全部を並べ、線を読みます。施策と突き合わせます
- 年に1度——1枚のまとめを作り、経営の机に載せます
読み返されない記録は、溜まるだけです。読みは、記録の1部です。あなたの会社では、読み返しの日は決まっていますか。
記録の行き先——3つ
記録は、3つの机に届いて初めて、仕事をした形になります。
• 施策の机——箱の偏りが、直しの優先を決めます。記録のない施策は、勘の上に建ちます
• 関係の机——内の版の名前は、去ったあとの声かけに使います。繁忙期の助け、戻る扉、紹介の行は、記録の名前から始まります
• 入口の机——去りの理由は、採用とオンボーディングの教材です。「先が見えない」の行は募集の言葉に、「最初の繁忙期がきつい」の行は入る時期の設計に届きます。去る人の言葉は、入る人の約束を守ります
3つの机のどれにも届いていない記録は、箱の中で眠っています。あなたの会社の記録は、どの机に届いていますか。
紙から始める形
システムは要りません。
- カード1枚に6つの枠——箱に貯めます
- 表計算の1枚でも足ります——6つの列、面談ごとに1行
- 形は簡単に始めます。複雑さは、要るようになった日に足します
今週から現場で試せるアプローチ
カードを1枚取り、6つの枠を描いてください。
- 直近の、覚えている去りを書き入れます——思い出せる範囲で構いません
- 2枚目を、次の面談の日に使います
記録の箱は、1枚のカードから始まります。あなたの会社の最初の1枚は、今日の机の上で書けます。