情報共有の組織設計
情報共有は、ツールの問題でなく、組織の設計の問題です。何を共有し、何を共有しないかは、職場の公平を決めます。この記事は、人事の視点から、共有の設計のやり方を置きます。
情報共有がなぜ組織の問題か
- 情報は力——持つ人が、優位に立ちます。情報の偏りは、力の偏りになります
- 公平——「1部の人だけ知っている」職場は、不公平に感じられます。共有の設計は、公平の設計です
- ツールは経路にすぎない——「何を共有するか」の設計が先で、ツールはあとです。設計の前に道具だけ入れると、共有が働かないこともあります
あなたの会社では、情報の偏りは、力の偏りになっていませんか。
何を共有するか——3つの層
• 全員に共有——規則、シフト、予定の変更、皆の仕事に影響する情報です。影響する情報は、全員に届く設計にします
• 経路に共有——日々の業務の情報、引継ぎです。経路ごとに、担当で回します
• 会議体に共有——検討、評価、人事の話です。会議体に置き、結果だけを広げます
3つの層の線引きが、設計の最初の仕事です。あなたの会社の情報は、3つのどこに属しますか。
設計の5つの規則
• 「何を」を先に決める——「どうやって」より先です。中身のないツールは、騒音になります
• 情報ごとに担当と期限——誰が、いつまでに伝えるかを決めます。担当のない情報は、消えます
• 紙に残す——口頭の共有は、休みで切れます。夜勤と休みの人に届く形が、紙です
• 双方向の場——共有は1方向でありません。質問と異論の場を、設計に入れます
• 半年ごとの見直し——情報は古くなります。共有の中身を、定期的に洗い直します
5つの規則は、どれも地味です。ただし、地味な規則が、共有の公平を守ります。あなたの会社の共有には、5つのうちいくつがありますか。
2つの会社の設計の物語
典型的な2つを並べます（特定の会社の記録でありません）。
- 1の会社（旅館・4十人）——人事はグループチャットの道具を入れました——スタッフ全体を1つのグループに入れました。1ヶ月で崩れました：夜にも通知が鳴り、個人的な話が流れ、大事な情報が埋もれました。人事は設計をやり直しました——3つの経路（お知らせ、日々の業務、緊急）、それぞれの担当と期限、結果の紙です。道具は同じままでした——設計が変わると、道具が働き出しました。道具は、共有を作りません。設計が作ります
- 別の会社（ホテル・2十5人）——共有は口頭だけでした——朝礼が「伝達の場」です。夜勤と休みの人は、何も知りませんでした。新人は、しばしば「最後に知る人」でした。人事は1枚の紙を作りました——「今日の情報」：シフト、変更、客の注意点です。入口に貼りました。夜勤の人も読むようになりました。口頭の共有は、いない人を外します。1枚の紙は、外しません
差は、共有を設計したか、道具や口頭に任せたかです。あなたの会社の共有は、設計ですか、成り行きですか。
現場を見つめ直すための4つの問い
- あなたの会社で、全員に共有する物と、経路に置く物の線引きはありますか
- あなたの会社の情報に、担当と期限は決まっていますか
- あなたの会社の夜勤と休みの人は、同じ情報を受け取っていますか
- あなたの会社の共有の中身は、いつ見直しましたか
最初の1歩としての小さな実践
「3つの層の紙」を描いて、先週の情報を仕分けてください。
- 全員・経路・会議体の3つの箱に、先週流れた情報を入れます
- どの箱にも入らない情報は、設計の穴です。穴の担当を、今週決めます
あなたの会社の先週の情報には、いくつの穴がありますか。