会議体はどう設計すればいいのか
会議は「事件」でなく、「組織の器官」です。会議体の設計が乱れると、組織の決定と情報が乱れます。この記事は、会議のセット全体の設計の仕方です。
会議体とは——2つの読み
- 1つの会議は事件で、会議体は「器官のセット」です——日次、週次、月次、臨時の会が、それぞれの役を持ちます
- 乱れた会議体は3つを持ちます——多すぎる会（時間の浪費）、重なる中身（混乱の元）、決定の機関の不在（停滞の根）
あなたの宿の会議体は、器官として働いていますか、騒ぎになっていますか。
会議体の4つの器官
• 日次の会（朝礼・申し送り）——情報の合わせです。3〜5分。決定をしません
• 週次の定例——業務の調整です。今週の変更を決めます。十5〜3十分です
• 月次の経営の会——数と方針です。来月の向きを決めます。1〜2時間です
• 臨時の会——問題と提案です。テーマがある時だけ呼び、3十分以内に決めます
4つの器官は、それぞれ「何を決定するか」を持ちます。決定のない会は、時間の飾りになることがあります。
設計の5つの段
• 今の会を列挙する——名前、頻度、長さ、人数。列挙すると、重なりが見えます
• 各の会の役を決める——情報か、調整か、決定か、振り返りか。2つの役を1つの会に載せません
• 決定の権限を決める——どの会が、何を決められるか。権限のない会の決定は「話」です
• 出席を決める——決定に関わる人だけ。傍聴の人は議事の1枚を受け取ります
• 見直しの間を決める——会議体自体を年に1度見直します。会も引退します
5つの段は、新しい会の追加でなく、今の会の整理から始まることが多いです。
経営判断が分かれた事例の比較
典型的な2つを並べます（※複数の宿泊施設での実態をもとに再構成した事例です）。
- 1の宿（ホテル）——十2の定例がありました——日の部署会、週の全体会、月の経営会、さらにプロジェクトの会々。管理者は半日を会議で過ごしていました。総支配人は全部の会を列挙し、発見しました——3つは「情報の共有だけ」、2つは「中身が重なる」。6つに統合し、各の会の役と決定の権限を決め、権限のない会を止めました。管理者の会議の時間は半分になり、決定は速くなりました——「どの会が何を決めるか」が、はっきりしたからです
- 別の宿（旅館）——会議がほとんど無い形でした——相談は廊下で行われていました。速い決定でしたが、記録が残らず、同じ話題が3度議論され、夜勤の人はしばしば外れていました。女将は2つの定例を置きました——週の3十分の業務の会（夜勤も交代で出席）、月の1時間の経営の会（数と向き）。会を足したのでなく、「器官を置いた」のです。廊下の相談は残りました——ただし、決定の場所でなく、アイデアの芽の場所に変わりました
差は、会議を刈ったか、器官を置いたかです。あなたの宿の会議体は、どちらが要りますか。
自館の足元を点検する4つの論点
- 自分の宿の定例は、いくつありますか——全部を列挙できますか
- 各の会に「何を決定するか」の文がありますか
- 管理者の1日の何割が会議ですか
- 最後の会議の引退は、いつでしたか
職場の1歩を踏み出すためのヒント
定例の会議を全部、1枚の紙に列挙してください。
- 名前、頻度、長さ、人数——列挙が設計の1段です
- 列挙から、重なりと穴が見えます。刈る会と、置く会が分かります
あなたの宿の列挙は、いくつになりますか。