情報共有がうまくいかない職場の特徴
「うちは情報共有が下手だ」——そう感じる職場は多いです。ただし、「下手」の姿は1つではありません。この記事は、8つの特徴を鏡として置きます。自分の職場を映してみてください。
8つの特徴——鏡
• 同じ客の声を、2人が「初めて聞く」形になっている
• 申し送りが口頭だけで、紙が残らない
• 情報が、特定の2人に集まっている
• 「皆知ってると思ってた」が口ぐせになっている
• 会議の中身が、休みの人に届いていない
• 同じミスが、別のシフトでも起きている
• 新人が、大事なことをリーダーでなくベテランからだけ聞いている
• 休憩室のホワイトボードが、1ヶ月前の日付のままです
あなたの職場には、いくつ当てはまりますか。
2つの職場の物語
典型的な2つの職場を並べます（※特定の施設ではなく、典型的な状況をもとに整理した事例です）。
- 1の宿（ホテル）——8つのうち3つが当てはまる形でした。リーダーは「情報共有の徹底」の運動を始めませんでした。1つだけやりました——申し送りを紙1枚にすること：客の行、宴会の行、注意の行の3行です。2月のあと、1つ目と6つ目の特徴が消えました。紙は、スローガンより軽い形です
- 別の宿（旅館）——1つだけ当てはまる形でした。ただし、それは3つ目でした——情報が、仲居の頭と支配人に集まっていたのです。仲居の頭が2週間休んだ月、職場は目が消えました。旅館は気づきました——うちは情報共有が「うまい」のではなく、1人が背負っていただけだと
差は、特徴を数えたか、情報の流れを読んだかです。あなたの職場の情報は、今どこを流れていますか。
なぜ、情報共有は壊れるのか——3つの根
- 形がない——紙も、時間も、場所も決まっていない形です。形のない共有は、人の記憶だけに載ります
- 応答がない——共有された情報に反応がないと、共有は損になることがあります。出した声が消える職場では、次の声が出ません
- 公平でない——情報を受ける人が同じ顔ぶればかりで、会議の外の人と夜勤の人が読めない形です。情報の2階級は、信頼の2階級になります
あなたの職場の3つの根は、どれが深いですか。
特徴が3つ以上なら——5つの行
• 紙から——申し送りの1枚。3行で足ります：客の行、宴会の行、注意の行
• 時間から——立ち会議をカレンダーに載せます。5分で足ります
• 壁から——休憩室のボードを、毎日書き換えます。日付のないボードは、壁の飾りです
• 応答から——朝礼で共有された情報に、反応を返します。拾って、動かして、貼ります
• 公平から——議事の1枚を、休みの人にも1日以内に届ける形です。届ける先に、夜勤とパートを含めます。あなたの5つの行は、どの線から始めますか
日常の業務の中で意識したいこと
8つの特徴を数えて、明日できる1つの行から始めてください。
- 特徴の鏡は、職場に名前をつけるためでなく、明日引く線を決めるためのものです
- 8つ全部を直す計画は要りません。1枚の紙からで足ります
あなたの職場の最初の1枚は、どこに置きますか。