業務分担の見直しはどう進めるか
「あの人が多すぎる」「あの人は暇そう」——分担の偏りは、数と顔に見えます。見直しは、どう進めますか。この記事は、列挙から分け直しまでの段を置きます。
見直し時を示すサイン——5つ
• 休めない人がいる——仕事が1人に集中している印です
• 手持ち無沙汰の人がいる——仕事を待つか、作っている形です
• 去ると止まる仕事がある——1人だけが担う行です
• 「それは自分の仕事じゃない」が出る——境界が硬くなった印です
• 残業が同じ顔に集中する——数が偏りを指しています
5つのサインは、人の怠けでなく、分担の設計の古さです。あなたの宿には、いくつ見えますか。
見直しの進め方——5つの段
• 仕事を列挙する——全部の仕事を書き出します：名前、頻度、時間、今の担当。列挙なしの見直しは、見えません
• 3色を付ける——赤（その人だけができる・技）、青（誰でもできる・手順）、黒（やめてよい・無駄）。3色が、見直しの道を分けます
• 青から動かす——分けは易しい物から始めます。難しい物を先に動かすと、抵抗が強く出ます
• 赤を写す——その人だけができる仕事に、手順を書きます。写しが、赤を青に変えます
• 黒を減らす——分ける前に、減らします。無駄の分配は、苦しむ人を増やすだけです
5つの段のうち、飛ばされやすいのは「列挙」と「黒を減らす」です。あなたの宿の見直しは、どの段から始めますか。
分け直しの3つの注意
- 「取り上げ」にしない——ベテランが「自分の場所を奪われる」と感じると、写しは進みません。「教える」の枠で置きます
- 「押し付け」にしない——暇な人に、手順なしで配ると、2人目の苦しむ人ができます
- 1月のあと、振り返る——分けは決めた日でなく、1月あとに直します。最初の1回は、合わないこともあります
2つの宿に見る実践の分岐点
典型的な2つを並べます（※特定の施設ではなく、典型的な状況をもとに整理した事例です）。
- 1の宿（旅館）——仲居頭が予約＋シフト＋仕入れ＋苦情を担い、日に十2時間働いていました。社長が見直しを言うと、彼女は言いました——「できる人がいない」。社長はまず仕事を列挙しました——4十2件。3色を付けました：赤が8件（彼女の技——常連の客の関係、季の食材の目利き）、青が2十6件（手順で誰でも——シフトの表、日用品の発注、苦情の最初の受け）、黒が8件（誰も読まない報告書、習慣のためだけの会）。まず黒を消し、青を3人に分け、赤は彼女に「教える」を頼みました——1日十分、1人に手順を写す形です。半年のあと、她的日は8時間になり、宿は「仲居頭の半人前」を3人得ました。見直しは、仕事の取り上げでなく、仕事の写しでした
- 別の宿（ホテル）——総支配人は数だけを見て分けました——忙しい厨房の仕事を、暇な夜勤の監査の人に渡した形です。1週で夜勤が崩れました——昼の仕事が積み、夜が厨房で埋まる形です。分けは「時間帯」と「技」を見ていませんでした。彼は引き戻し、分け直しました——同じ時間帯の中、近い技の仕事を。今度は回りました。分けの見る物は、数だけでありません——時間帯、技、そして本人の意志です
差は、列挙してから分けたか、先に分けたかです。あなたの宿の次の見直しは、どちらからですか。
施策の定着度を測る4つの視点
- 自分の宿の仕事の列挙と、担当の1覧はありますか
- 休めない人は、何人いますか
- 3色の割合は——赤、青、黒、いくつずつですか
- 分ける前に「やめる」を、やったことがありますか
無理なく続けられる現場の工夫
十の仕事を選んで、紙に列挙してください——名前、頻度、今の担当。
- 列挙した紙が、見直しの最初のページです
- 十件に3色を付けると、宿の全体の姿が見え始めます
あなたの宿の最初の十件は、何ですか。